Ab 2025 wird’s ernst(er): Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich zur Pflicht. Weg mit Papier und PDFs – her mit digitalen, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung. Ziel ist nicht nur weniger Bürokratie, sondern auch die einfachere Kontrolle durch die Finanzbehörden. Was das im Alltag bedeutet, welche Ausnahmen und Übergangsfristen gelten und wie sich Krankenhäuser und Kliniken jetzt vorbereiten können.

Ab 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich (Business-to-Business) eingeführt. Dahinter verbirgt sich ein elektronisches Dokument, das strukturierte Daten enthält und somit maschinell verarbeitet werden kann. Zu den gängigen Formaten zählen etwa XRechnung oder ZUGFeRD, die den Anforderungen an eine automatisierte Weiterverarbeitung entsprechen. Im Gegensatz dazu gelten zum Beispiel PDF-Dokumente, die keine maschinell auswertbare Struktur aufweisen, ab diesem Zeitpunkt nicht mehr als E-Rechnungen.

Wer also Rechnungen im Rahmen von steuerpflichtigen B2B-Geschäften stellt, muss umsteigen. Das betrifft alle inländischen Geschäfte zwischen Unternehmen, die in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sind. Das Prozedere verfolgt gleich mehrere Ziele: Zum einen soll die Effizienz der Buchhaltungsprozesse durch Digitalisierung steigen. Außerdem wird die Datenqualität verbessert, was eine einfachere Kontrolle durch die Finanzbehörden ermöglicht. Ein Beispiel: Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt. So ist es beim Bundesfinanzministerium nachzulesen.

Weitergehende Informationen:
Seit Mitte November 2024 bietet das Bundesfinanzministerium zu der geplanten Umstellung ausführliche FAQ an.

Die Einführung erfolgt schrittweise, wobei der 1. Januar 2025 als Stichtag für die allgemeine Anwendung im B2B-Bereich gilt. Ab diesem Datum müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, während der Versand von Papierrechnungen oder PDFs unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2026 gestattet bleibt. Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben sogar bis Ende 2027 Zeit, die Umstellung abzuschließen. Ausnahmen gibt es unter anderem etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Um rechtzeitig für die E-Rechnungspflicht gerüstet zu sein, können Krankenhäuser und Kliniken jetzt schon Vorbereitungen treffen. Zunächst könnten sie ihre IT-Systeme und Buchhaltungsprozesse überprüfen und anpassen, um den Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung gerecht zu werden. Wichtig ist auch, frühzeitig die eingesetzten Softwarelösungen zu überprüfen und, falls nötig, Anbieter zu kontaktieren, die E-Rechnungsformate wie XRechnung unterstützen. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, Mitarbeitende zu schulen, um sie auf die neuen Prozesse vorzubereiten (siehe Checkliste).