Lösungen für die digitale Posteingangsbearbeitung.

Unter Posteingang verstehen wir die Entgegennahme, Sammlung, Sortierung, Aufbereitung und Digitalisierung von eingehender Post sowie deren Zuordnung zu einem Geschäftsprozess oder Geschäftsvorfall. Die eingehende Briefpost wird dabei sicher digitalisiert, Dokumente werden klassifiziert und die, für den Folge-Workflow benötigten Merkmale, werden automatisiert ausgelesen. Die gescannten Vorgänge werden mit den dazugehörigen Metadaten online an die EDV-Folgesysteme übergeben.  

Bei Posteingangslösungen berücksichtigen wir auch digitale Kanäle wie E-Mail und WebPortal-Lösungen.  

Mit speziell konzipierten Werkzeugen für die Digitalisierung, Analyse und Extrahierung stellen wir die Vorgänge täglich digital zur Verfügung. Dadurch können unsere Auftraggeber die fachliche Weiterbearbeitung orts- und zeitunabhängig durchführen. Der digitale Posteingang ist somit ein exzellenter Startpunkt für mobile Workflows in der aktuellen Arbeitswelt.  

Für die Verarbeitung im DMI Dienstleistungszentrum oder in einer vorhandenen DMI Servicestelle muss dort die zu verarbeitende Post physikalisch vorliegen. Dazu übermittelt der Auftraggeber seinen Posteingang gesammelt an DMI. Um den Prozess zu beschleunigen, kann an den Auftraggeber adressierte Post über ein Postfach oder direkt an DMI zugestellt werden. 

Die Auftrags- und Vorgangszuordnung des Posteingangs erfolgt bei DMI über eine manuellen Vorsortierung und dem anschließenden nach TR-RESISCAN zertifizierten Scanprozess. Für die Verarbeitung eines digitalisierten Vorganges muss das Workflow-System des Kunden in der Lage sein, die gescannten Poststücke und gewonnenen Metadaten anzeigen und nutzen zu können. Hierzu erfolgt im Projektdesign ein gemeinschaftlicher Dialog über Art- und Umfang der Klassifizierung und Indexierung für die jeweiligen Dokumententypen.  

Die Datenübertragung erfolgt zugriffssicher aus unseren DMI eigenen, zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Wir verfügen über erprobte Schnittstellen zu den gängigen DMS, ERP, Workflow und Archivsystemen des Marktes. Als zusätzlichen Service bieten wir für die verarbeiten Vorgänge auch einen Repository und Registry Service an.