Die Auswirkungen der neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen sind für viele Kliniken bereits absehbar. Prüfquoten steigen, Prüfungen werden umfassender und die Anforderungen an die Dokumentation nehmen zu. Für Medizincontrollerinnen und Medizincontroller bedeutet das vor allem eines: Die benötigten Informationen müssen vollständig, fristgerecht und in der richtigen Form bereitgestellt werden. „Sie werden mit geringeren Erlösen auskommen müssen, sollen aber gleichzeitig ihre Prozesse verbessern und ihre Leistungen noch besser dokumentieren“, beschreibt Guido Bovekamp die Situation, oder besser gesagt, das Dilemma vieler Häuser. Doch wie lässt sich darauf reagieren?

Für Michael Schott liegt die Herausforderung häufig nicht in der Dokumentation selbst, sondern in ihrer Verfügbarkeit. „Zunächst brauche ich alle relevanten Daten und Dokumente. Daran führt kein Weg vorbei“, erklärt er. Wer Informationen in mehreren Systemen suchen, manuell zusammenstellen und für jede Anfrage neu aufbereiten muss, stößt bei steigenden Prüfmengen schnell an organisatorische Grenzen. Deshalb rückt die Automatisierung von MD-Prozessen in den Fokus.

Im Webinar zeigte Schott anhand von AVP Infinity, wie sich der Prozess heute bereits unterstützen lässt. MD-Anfragen werden automatisiert übernommen und stehen direkt in Arbeitslisten zur Verfügung. Anwender sehen auf einen Blick relevante Fristen, Statusinformationen und die zugehörige Falldokumentation. Die Kommunikation mit dem MD-Portal erfolgt über eine bidirektionale Schnittstelle, sodass Prüfanzeigen, Befundanforderungen und später auch Gutachten unmittelbar im System zur Verfügung stehen. Dokumente können direkt aus der digitalen Akte ausgewählt und an das MD-Portal übergeben werden. Die Zuordnung erfolgt auf Basis der KDL-Klassifikation, sodass die Dokumente automatisch den korrekten Dokumententypen zugeordnet werden. „Wir wollen nicht ersetzen, sondern sinnvoll ergänzen“, betont Guido Bovekamp. Deshalb lässt sich der Ansatz auch in bestehende Systemlandschaften integrieren.

Doch steigende Prüfquoten lassen sich nicht allein durch mehr Personal bewältigen. Entscheidend wird sein, Informationen schneller verfügbar zu machen, Medienbrüche zu vermeiden und manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren. Genau hier setzt die Kombination aus XQT, AVP Infinity und den geplanten Erweiterungen an. Ziel ist ein MD-Prozess, in dem alle relevanten Dokumente vollständig vorliegen, automatisiert bereitgestellt werden und jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Für Medizincontroller:innen bedeutet das weniger manuelle Recherche und mehr Transparenz über den Bearbeitungsstand. Darüber hinaus wird eine neue Funktion bereitgestellt, über die Dokumente basierend auf den angeforderten Dokumenten automatisiert vorselektiert werden. Notwendige Unterlagen könnten dadurch bereits beim Eingang einer Prüfanfrage vorbereitet werden, was die weitere Bearbeitung beschleunigt. „Wir können den Automatisierungsgrad Ihrer MD-Akte erhöhen. Wir können Dokumentationslücken erkennen, Transparenz schaffen und diese Lücken zu einem guten Teil schließen“, beschreibt Bovekamp das Zielbild.

Mit dem Qualified Trust Repository (QTR), der sicheren Datenplattform innerhalb der Trust-Ebene von XQT, ergeben sich dabei perspektivisch weitere Möglichkeiten für den MD-Prozess. Dokumente und Daten können dort unabhängig vom eingesetzten DMS bereitgestellt und über FHIR® standardisiert angebunden werden. So lassen sich bewährte Abläufe und die Erfahrungen aus der bestehenden MD-Portal-Anbindung zunehmend auf die XQT Plattform übertragen.

Oder, wie Michael Schott es formuliert: „Jeder zusätzliche Klick wird künftig zu teuer sein.“ Wer heute seine Prozesse weiter digitalisiert und automatisiert, schafft die Grundlage, steigende Prüfquoten auch in Zukunft souverän zu bewältigen.