Digitalisierung von Verwaltungsakten

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse in jedem Bereich der Verwaltung mit erprobten Dienstleistungen und Technologien. 

Die Basis bildet die Übernahme der bestehenden papierhaften Dokumentation und Akten sowie deren rechtskonforme digitale Umwandlung mit unseren zertifizierten Scanprozessen nach TR‑RESISCAN. Auf dieser Grundlage wird die digitale Akte in Ihr DMS implementiert. Die Anwendung eIDAS zertifizerter Vertrausensdienste für die Bewahrung digitaler Signaturen und Siegel und die DSGVO konforme Auftragsverarbeitung ist die Grundlage für eine nachhaltige und zukunftsorientierte Digitalisierung.

Bei der Abholung und Übernahme der zu scannenden Akten durch die DMI Aktenlogistik erfolgt die Registrierung der Akten (zum Beispiel durch unsere Mitarbeiter) für die Weiterverarbeitung in unserem Dienstleistungszentrum. Damit ist sichergestellt, dass der Verarbeitungsstatus zu jedem Zeitpunkt transparent nachverfolgt werden kann. Wir kümmern uns um den sicheren Transport Ihrer Akten.

Der Scanprozess ist zertifiziert nach den Vorgaben der Technischen Richtlinie des BSI TR-03138 und wird mit Scanaggregaten nach aktuellem Stand der Technik für ein optimales Scanergebnis durchgeführt. Die Akten können in Farbe oder Schwarz-Weiß, als durchsuchbares PDF/A mit Lesezeichen und optional mit einer Indexierung auf Dokumentebene, der Erkennung der einzelnen Dokumententypen, verarbeitet werden.

Standards für die Datenübertragung mit gesicherten Datenverbindungen sorgen für einen sicheren IT-Betrieb. Das Einspielen der Daten über gängige Schnittstellen in Ihre Umgebung für SAP oder DMS wird durch unser Team „Systembetreuung“ gemonitort und kontrolliert. Dies gilt genauso für die Altaktenübernahme wie für die laufende Übertragung von Dokumenten, die zu den digitalen Akten hinzugefügt werden.

Lösen Sie sich von der herkömmlichen, papiergebundenen Verwaltungsakte und nutzen Sie die Vorteile moderner und digitaler Prozesse. Als erfahrener Dienstleister öffentlicher und privatwirtschaftlicher Auftraggeber finden wir zusammen mit unseren Partnern aus die für Sie passende Lösung.