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20.04.2012

Zu jeder Zeit eine gute Lösung

Das Archiv im Allgemeinen Krankenhaus Hagen

Archivleiter Dipl.-Ing. Peter Baum

Wer die Verantwortung für Archivierung übernimmt, übernimmt auch jene für den Wandel der notwendigen Technologien. Auf den Punkt gebracht, beschreibt dies die über 30-jährige erfolgreiche Partnerschaft zwischen DMI und dem Allgemeinen Krankenhaus in Hagen bei der Archivierung der Patientenakten sehr treffend.

Das akademische Lehrkrankenhaus der Ruhruniversität Bochum mit seinen 20 Fachabteilungen und Schwerpunkten, 21.000 stationären Patienten/Jahr und circa 30.000 ambulanten, verteilt auf 566 Betten, archivierte bereits 1979 mit DMI auf der Grundlage einer hausinternen Mikroverfilmung. In den 1990-er-Jahren wurde die EDV-gestützte Aktenverwaltung eingeführt. Vor fünf Jahren wurde dann die Patientenaktenverarbeitung von Mikroverfilmung auf Scannen umgestellt und seit dem 1. Januar 2012 ist nun auch die revisionssichere Langzeitarchivierung digital.

Die Vorteile des digitalen Archivs gegenüber einem konventionell geführten Papierarchiv sind spürbar. Auf die Frage nach der Zeitersparnis antwortet Archivleiter Dipl.-Ing. Peter Baum: „70 bis 80 Prozent gegenüber früher – denn das digitale Archiv macht die Patientenakte hochverfügbar und den Arzt zum Selbstversorger.“ Wobei der wirtschaftliche Faktor „Zeit“ nur ein Vorteil von vielen ist, fügt der Archiv- und Projektleiter des AKH hinzu. „Durch die EDV-gestützte Verbuchung der Patientenakten schon mit der Aufnahme der Patienten im KIS bleiben die Papierakten bis zur digitalen Archivierung im sicheren Fokus.“ Das DMI System gewährleistet nicht nur das Nachhalten der Vollständigkeit im Aktenbestand, sondern protokolliert auch den Medienwechsel Papier zu digital durch bidirektionale Kommunikation zwischen der DMI Aktenverwaltung und dem DMI Produktionssystem.

Der Rhythmus der Verarbeitung kann beliebig gewählt werden. Die Hagener haben für die Überstellung der Akten zur Verarbeitung ins DMI Dienstleistungszentrum seit April 2012 einen Turnus von zweimal pro Woche gewählt, um die Papier-Patientenakte nach Entlassung des Patienten so zeitnah wie möglich im digitalen Archiv des Krankenhauses nutzen zu können. Der Transport der Papierakten ins DMI Dienstleistungszentrum erfolgt mittels verplombter Spezialboxen.
Nur wenige Tage nach Abgabe der Papierakten stehen diese als digitalisierte Patientenakte dann im Archivsystem im direkten Zugriff.

(Thomas Dingler)



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