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19.04.2012

Spart Zeit und verbessert die Auskunftsfähigkeit: das digitale Archiv

Gleich mehrere gute Gründe hatte die Krankenhaus GmbH Landkreis Weilheim-Schongau für den Um- und Einstieg ins digitale Archiv – dies und viele Fakten zum Thema erfuhren die Teilnehmer unseres ersten Information Breakfasts in diesem Jahr im oberbayerischen Schongau.

Bei der ArchivAktiv Informationsreihe stellen Krankenhäuser interessierten Fachbesuchern ihre Arbeit mit dem digitalen Archiv vor und zeigen, wie sich Workflows mit diesem Ansatz vereinfachen und Prozesse optimieren lassen.
Für das Krankenhausunternehmen mit seinen Standorten Schongau, Weilheim und Peißenberg und über 17.000 stationären Patienten pro Jahr und über 400 Betten, war die herkömmliche Archivlösung nicht mehr zeitgemäß: Zum einen gab es in den Archivräume keinen Platz mehr für weitere Patientenakten. Ein weiteres Thema war die Verfügbarkeit von Patienteninformationen aus dem analogen Archiv heraus, insbesondere im Fall von Wiederkehrern – Projektleiter Armin Schwarz erinnerte sich: „Es kam schon einmal vor, dass eine Akte, aus welchen Gründen auch immer, etwas länger gesucht werden musste. Und Zeit, die man mit Suchen zubringen muss, ist verschwendete Zeit.“

Neuer Workflow schafft Zeitvorteil und Sicherheit

Bereits mit der Patientenaufnahme im KIS (medico, von der Firma Siemens) legt das Archiv-Verwaltungsprogramm (AVP) des Archivdienstleisters einen zunächst virtuellen Fundort für die zukünftige Patientenakte an. Von Anfang an dokumentiert die Archivsoftware die weiteren Stationen der Patientenakte und „begleitet“ sie bis zu ihrem Eintreffen im Archiv. Dabei wird mittels Barcodeerkennung der Fundort der Akte in der Software aktualisiert.
Die letzte Station der Papierpatientenakte auf dem Weg in das digitale Archiv ist die hausinterne Servicestelle, in der tagesaktuell die Patientenakten aus Schongau und Weilheim digitalisiert und elektronisch an das digitale Archiv Soarian Health Archive (SH) von Siemens übergeben werden (auch dies wird in der Archivsoftware dokumentiert). Nach diesem Schritt steht somit die komplette integrierte Akte hausübergreifend und an beiden Standorten für jeden legitimierten Anwender und zu jeder Zeit zur Verfügung. – Ein großer Gewinn ist die digitale Patientenakte auch für die MDK-Begehung, berichtete die Medizin-Controllerin Gerda Hutter: „Wenn heute der MDK ins Haus kommt, bereite ich die Fälle im SHA vor, und wir schauen sie uns dann gemeinsam über Beamer an.“

Auch was das Back-up und die Langzeitarchivierung betrifft, bringt die elektronische Lösung Sicherheit und Gewissheit. Die beim Scanprozess entstehenden Rohdaten werden redundant abgelegt, zunächst auf den modular aufgebauten Silent Cubes im hauseigenen Serverraum. Die nächste Sicherheitsstufe, die revisionssichere Langzeitarchivierung, findet beim dafür zertifizierten Archivdienstleister statt. Hierfür werden die kompletten Rohdaten aus dem Scanprozess per SFTP übertragen, vor Ort zeitgestempelt und auf zwei WORM-Datenträger geschrieben. Sicher und verfügbar archiviert, werden sie über den gesamten Aufbewahrungszeitraum an zwei unterschiedlichen Standorten vorgehalten.

(Thomas Dingler)



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