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11.08.2015

Personalakten besser managen

DMI und NRW.BANK präsentieren Digitalisierung und Qualifizierung auf der MEMO

Vortag über optimierte Workflows bei der NRW.BANK: Die zuverlässige Digitalisierung und die Qualifizierung des Dokumentenbestandes schaffen die Basis für die elektronische Personalakte und deren Prozessvorteile / Robin Schopenhauer, NRW.BANK (rechts) und Axel Riemer, DMI (links) (Fotos: Natascha Loskant)

Fachleute am MEMO-Stand von DMI freuten sich über positive Resonanz auf den Vortrag

Schlankere, wirtschaftliche und nutzerfreundliche Prozesse durch Elektronisierung der Verwaltung: dieses Ziel strebt das E-Government-Gesetz an. „Die Anforderungen dieses Modernisierungsgesetzes beschäftigen Kommunen immer mehr. Bei den geplanten Umsetzungen im Bereich der digitalen Akten hat unser Portfolio auf der Veranstaltung eine hohen Zuspruch erfahren – das zeigte Anfang Juni die MEMO-Fachtagung“, resümierte Axel Riemer, Geschäftsentwicklung Betrieb bei DMI. Die Veranstaltung der Universität Münster präsentierte den Entscheidern der kommunalen Ebene, der Landesverwaltungen sowie der Bundesverwaltung IT-Lösungen zur Unterstützung informationsbasierter Abläufe.

Die intelligente Digitalisierung jener Unterlagen, die noch konventionell – auf Papier – erstellt wurden, schafft die Voraussetzungen für das elektronische Management von Dokumenten. Eine große Resonanz fand daher der Vortrag, der die Digitalisierung und Klassifizierung der Personalakten durch DMI und deren elektronisches Management bei der NRW.BANK beschrieb: Wo früher Papier verschickt und an zwei Standorten verfügbar gehalten werden musste, greifen heute Mitarbeiter beider Standorte der Förderbank für Nordrhein-Westfalen – auch zeitgleich – auf Dokumente auf dem Archivserver zu. So werden beispielsweise Gehaltserhöhungen und Mehrarbeitsabrechnungen in Düsseldorf festgelegt, an den Standort in Münster elektronisch kommuniziert und dort auf Basis des Dokuments umgesetzt. Der Logistikaufwand wird eingespart.
„Für die Akzeptanz beim Anwender sind die Handhabbarkeit und Funktionstauglichkeit der IT-Lösung ausschlaggebend“, betonte Robin Schopenhauer. „Aber auch die Qualität der digitalisierten Dokumente, das Preis-Leistungsverhältnis und die Terminsicherheit von DMI spielen eine wichtige Rolle“, so der Projektleiter Personalbereich NRW.BANK weiter. „Über die positive Resonanz der zahlreichen Zuhörer habe ich mich sehr gefreut. Wir wurden nach dem Vortrag von vielen Interessenten angesprochen.“
„Wir setzen die automatische Klassifizierung in zahlreichen Kundenprojekten ein. Im letzten Jahr haben wir in unseren Dienstleistungszentren mehr als 80 Millionen Belege so verarbeitet“, erläuterte Riemer. „Die klassifizierte digitale Akte stellt die Ausgangsbasis für die Optimierung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen dar. Neben Patientenakten und Personalakten indexiert DMI auch Verwaltungsdokumente automatisch und gibt sie an die Kundensysteme vor Ort weiter.“

Der Bericht über die DMI Digitalisierungsleistung für die NRW.BANK ist hier verfügbar.



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