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23.06.2014

Digitalisierung und Qualifizierung optimiert Posteingangsbearbeitung

BImA und DMI präsentieren auf der Fachtagung MEMO

Fachtagung MEMO 2014 in Münster: Öffentliche Verwaltungen müssen ihre Effizienz steigern; der Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung spielt eine wichtige Rolle.

Zusammenarbeit der BImA mit DMI: „Reibungslos und zügig, partnerschaftlich und stabil“, so Michael Peters, BImA (rechts) im Gespräch mit Axel Riemer, DMI

Aufmerksamkeit für die Umstellung auf digitale informationsbasierte Prozesse: Herr Riemer und Frau Kaiser im Gespräch mit Herrn Peters

Mit der MEMO-Tagung führt die Universität Münster seit neun Jahren Anbieter mit Verantwortlichen, Anwendern und IT-Leitern aus der Kommunal-, Landes- und Bundesverwaltung zusammen. Methodisch fundierte und praktisch anwendbare Technologien und Services für die Modernisierung von Prozessen standen Anfang Juni bei den rund 400 Teilnehmern im Mittelpunkt der Diskussion.

Der Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung spielt bei der notwendigen Steigerung der Effizienz eine wichtige Rolle, unterstrich Prof. Dr. Dr. h.c. Jörg Becker, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement im Institut für Wirtschaftsinformatik im European Research Centre for Information Systems (ERCIS). „Jeder Modernisierung muss eine Neuaufstellung der Prozesse vorangehen. Hierfür stehen drei Optionen zur Verfügung: Weglassen, vereinfachen, automatisieren.“ Die elektronische Akte der Zukunft sollte auf Standards beruhen und für verschiedenste Anwendungen zur Verfügung stehen.

Wachsende Bedeutung des Informationsmanagements

„Schon jetzt haben viele Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung die besondere Bedeutung des Informationsmanagements und der Archivierung erkannt“, unterstrich Guido Gehrt vom Behörden Spiegel. „Die Behörden greifen bei derartigen Projekten verstärkt auf die Expertise externer Partner zurück. Neben der Prozessoptimierung spielen dabei Einsparungen an personellen, finanziellen und räumlichen Ressourcen eine wichtige Rolle.“ Dienstleister, so Gehrt weiter, müssen die strikte Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben nachweisen und ihre Prozesse möglichst zertifzieren lassen, um als Partner infrage zu kommen.

Beispiel: Optimierung des Posteingangs für eine Bundesbehörde

Rund 500.000 Rechnungen gehen jährlich bei der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ein. Die mit der Bearbeitung verbundenen Herausforderungen sind groß – und sie nehmen zu: Das Belegvolumen steigt permanent an, so BImA-Fachgebietsleiter Michael Peters, und das Eintreffen der Rechnungen an rund 400 Standorten erhöht die Komplexität. Manuelle Quittierungen, Vorerfassungen, Weiterbearbeitung auf postalischem Weg – eine Neustrukturierung des Prozesses hatte zum Ziel, hier Effizienz zu schaffen. Der Rechnungseingang sollte in Potsdam gebündelt und deutlich beschleunigt werden. Der Ressourcenaufwand sollte verringert, Skontierungsoptionen sollten gezogen werden. Frühes Scannen war gefordert, um den Raumbedarf zu minimieren.

Am Anfang stand die Modellierung des neuen Prozesses; daraufhin suchte man Lösungen für die Archivierungsdienstleistung, für den Langzeitspeicher und die workflowbasierte Bearbeitung. „DMI hat das beste Angebot abgegeben“, so Peters. In Münster präsentierte die BImA gemeinsam mit DMI die erfolgreiche Lösung.

Der Prozess heute

Die per Post eintreffenden Rechnungen gehen an den Archivierungsspezialisten DMI und werden dort digitalisiert; das Image und die per OCR ausgelesenen Metadaten werden in den Langzeitspeicher geschrieben, ein Rechnungsmodul von SAP zieht die relevanten Daten aus dem Langzeitspeicher, daraufhin werden die Rechnungen workflowbasiert bearbeitet. „Das automatisierte Auslesen von Daten wie Kreditor, Datum und Betrag beschleunigt die inhaltliche Rechnungsvorerfassung wesentlich“, erläuterte Peters.

Die Umsetzung

Die Umstellung startete mit den Rechnungen der Bauverwaltungen der Länder; ab Endes des Jahres bezieht die neue Lösung die Rechnungen mit Bestellbezug ein, in der letzten Stufe kommen 2015 die Rechnungen ohne Bestellbezug hinzu. „Die Zusammenarbeit mit DMI ist reibungslos und zügig, partnerschaftlich und stabil“, erinnert sich der Fachgebietsleiter; „den Return-on-Invest wird die BImA sehr bald erreichen.“

Blick in die Zukunft

Als Perspektive sieht man in der BImA den Einbezug jener Rechnungen in diese Gesamtlösung, die bereits heute elektronisch, etwa als PDF, eintreffen; auch Rechnungen mit enthaltenen Metadaten sollen später in einen konsolidierten Prozess integriert werden – so das Ziel. „In einem Workshop werden wir hierzu gemeinsam die Herangehensweise festlegen“, fügte Axel Riemer von DMI hinzu. Der Partner wird eine Drehscheibe für eintreffende Daten aus verschiedenen Quellen in unterschiedlichen Formaten anbieten. – Lieferscheine und Verträge könnten später ebenfalls hinzukommen.

MEMO 2015: Die Modernisierung im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung wird weiterhin oben auf der Modernisierungs-Agenda der öffentlichen Verwaltungen stehen.

Zusammenfassend – Posteingangsbearbeitung für eine Bundesbehörde

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben hat DMI beauftragt, eingehende Post zu digitalisieren, automatisiert zu analysieren und Fachabteilungen zuzuweisen sowie die Digitalisate an die jeweiligen Prozesse in der BImA zu übergeben. Das Projekt läuft erfolgreich im Routinebetrieb der ersten Umsetzungsstufen.



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