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06.06.2019

Digitalisierung mehrsprachiger Personalakten

Projektleiter Bernhard Willig (GIZ) erklärt das Digitalisierungsprojekt.

Maria Rincón Rey (GIZ)

Axel Riemer (DMI)

Der Digitale Wandel der öffentlichen Verwaltung, verschlankte Beschaffungsprozesse und die Hochschulmodernisierung: Diese Schwerpunkte setzte die 14. MEMO-Tagung vom 02. - 04. Juni in Münster. DMI präsentierte gemeinsam mit der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit das passende Referenzprojekt.

Zertifizierte Datensicherheit, weltweite Verfügbarkeit und hohe Verarbeitungsqualität – die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) hatte ein klares Ziel für die Digitalisierung der Personalakten ihrer 20.000 Mitarbeitenden. Bei der europaweiten Ausschreibung der GIZ setzte sich DMI mit zertifizierten Dienstleistungen sowie  hohen Sicherheits- und Qualitätsanforderungen gegen die internationale Konkurrenz durch. Im gemeinsamen Vortrag auf der 14. MEMO-Tagung in Münster stellten die beiden GIZ-Projektleiter Maria Rincón Rey und Bernhard Willig mit Axel Riemer (DMI) dieses Projekt vor.

Das Bundesunternehmen hatte seine deutschen Personalakten an drei Standorten in Deutschland verteilt gelagert – insgesamt rund 14 Tonnen Papier. Nach erfolgreicher Vorklassifizierung der teils mehrsprachig angelegten 2,8 Mio. Belege folgt heute die Digitalisierung der Dokumente im DMI Leistungszentrum in Essen sowie die automatische Belegindexierung. Nach einer festgelegten Zwischenarchivierung im zertifizierten DMI Rechenzentrum übermittelte der Archivdienstleister die Digitalisate auf datengeschützten Wegen an die GIZ zurück. Dort stehen die digitalen Akten überall und jederzeit über das Dokumentenmanagementsystem den berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung. Besonderer Vorteil für die Akzeptanz im Change-Prozess: Mobiles Arbeiten ist jetzt auch für die Personalabteilung möglich.

Projektleiter Bernhard Willig zeigte sich in seinem Fazit zufrieden: „Die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der DMI Projektleitung verläuft auf hohem professionellen Niveau und auf kurzen Wegen.“ Auf der MEMO-Tagung zog die Projektvorstellung viel Aufmerksamkeit auf sich. Die Rückfragen an die Referenten zeigten deutlich, wie groß der Bedarf an effizienten, digitalen Lösungen zur Optimierung der Verwaltungsprozesse ist.



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